Praca zdalna w Hostersi

Zastanawiałem się długo, czy pisać i "mądrzyć się" w temacie pracy zdalnej... Nie brakuje teraz wielu poradników – o różnym poziomie merytorycznym. Wysyp reklam systemów, które mają magicznie rozwiązać problemy firm w obliczu konieczności pracy zdalnej sprawił, że chciałbym napisać o tym z własnego doświadczenia. Z perspektywy firmy, która potrafi pracować zdalnie od wielu lat, a zmierzała do takiego modelu przez długi czas.

Dodatkowo kilka znajomych osób prosiło mnie o porady. Wiele decyzji podjęliśmy dawno temu, wszystko budowaliśmy z myślą o pracy zdalnej i bezpieczeństwie. A już całkowity przypadek sprawił, że na kilka dni przed pierwszym przypadkiem zachorowania na Covid-19 w Polsce, przeszliśmy certyfikację ISO 27001, co tuż przed audytem zmusiło nas do dopracowania jeszcze bardziej wielu procesów dotyczących także bezpieczeństwa pracy zdalnej. Nie spodziewałem się, że doszlifowanie części dotyczącej bezpieczeństwa przyda się Hostersom już tydzień po audycie.

Niezależnie od problemu, chciałbym zostawić czytających z myślą o przyszłym opracowaniu planu zachowania ciągłości działania przynajmniej w oczywistych aspektach i całkiem realnych (w przeciwieństwie do "upadku statku powietrznego" 😉). Odpowiem tym, którzy oczekują porady na temat pracy zdalnej:  tak, da się do tego rozsądnie przygotować i nie musi to być drogie. Co więcej - z czasem te systemy stają się DNA firmy, nie da się bez nich działać.  Wtedy osiągasz ideał! Podsumowując - doprowadzasz do tego, że bez zmian codziennych przyzwyczajeń jesteś "remote ready". To moje podsumowanie i odpowiedź na pytanie czy się da.

Jak się do tego zabrać i czy w ogóle możemy pracować zdalnie?

Kwestia kluczowa - czy jesteś w tym szczęśliwym położeniu, że cała firma może pracować zdalnie? Jeśli nie, to kto może? Biuro, księgowość, zarząd, sprzedaż? A jeśli jest produkcja, magazyny – tu może być trudniej. Nie będę się jednak skupiał nad tym, co można, a co nie, tylko opowiem, jak Hostersi doszli do tego, że mogą pracować zdalnie.

Napiszę Wam, co bym zrobił, gdybym teraz stanął przed ścianą niemożności pracy zdalnej firmy. Może ułatwię Ci analizę, jak do tego podejść w trybie awaryjnym. Przyjmuję też, że masz sprzęt dla współpracowników- laptop albo komputer, który pracownicy mogą zapakować do domu. Są też metody na ominięcie tego problemu przynajmniej częściowo (np. Amazon WorkSpaces).

Sprzęt do pracy zdalnej

Optymalnie powinieneś zadbać, aby:

• system był zaktualizowany i zainstalowane łatki,
• działał wbudowany w system firewall i antywirus,
• użytkownik pracował z osobnego konta z hasłem i bez prawa administratora systemu,
• w przypadku używania prywatnego sprzętu - koniecznie używaj osobnego konta do pracy i osobnej przeglądarki niż tej, której używasz prywatnie - jest ich kilka, da się to podzielić (idealnie Amazon WorkSpaces rozwiązuje problem bezpieczeństwa na stacji prywatnej, ale wymaga wdrożenia),
• zadbać o zaszyfrowanie dysku - w Windows 10 mamy wbudowany Bitlocker (nie we wszystkich wersjach) i jest też Veracrypt;  w ostateczności, jeśli  nie pobierasz żadnych danych wrażliwych na dysk, to szyfrowanie możesz pominąć na prywatnym urządzeniu, w innym przypadku naprawdę polecamy szyforwać dysk zawsze i wszędzie, gdyż w firmie to podstawy bezpieczeństwa i spokoju,
• manager haseł (np. KeePass) - ułatwi życie i  poprawi bezpieczeństwo,
• w sytuacji, gdy będziesz miał więcej czasu warto wprowadzić 2FA (dwuskładnikowe logowanie) wszędzie tam, gdzie to możliwe (polecam Authy - może być na więcej niż jednym urządzeniu i oferuje backup),
• autoblokada ekranu, hasło po włączeniu się wygaszacza (aby dziecko nie korzystało).

Ważna uwaga – jeśli jesteś w stanie walki o przetrwanie i nie da rady zrobić tego, co wyżej wymieniłem,  to trudno, trzeba akceptować ryzyko! Oczywiście, jeśli jest ono mniejsze niż ryzyko upadku firmy.

Systemy IT

Teraz zerknijmy na systemy IT, do których Twoi pracownicy się łączą. Będą ich dwa rodzaje

1. Takie, do których można się zalogować z każdego miejsca na ziemi (technicznie: mają publiczną adresację).
2. Takie, do których nie można się dostać - prywatna adresacja wewnętrzna, systemy widoczne tylko, gdy jesteś w firmie.

Dla tych pierwszych nie potrzebujesz zrobić zbyt wiele, dla tych drugich niezbędne jest stworzenie pomostu do bezpiecznego połączenia.

Pierwsze systemy to zwykle rozwiązania typu SaaS - Gmail/G Suite, Office365, CRMy, komunikatory firmowe, systemy projektowe, chmurowe repozytoria plików itp.

Druga grupa to np. program księgowy, systemy dokumentacyjne, firmowe wiki, systemy produkcyjne, firmowe repozytorium plików (inne niż w chmurze publicznej) itp. 

Mimo wszystko nie przywiązuj się do podziału, gdyż każdy system może u ciebie być w drugiej grupie. Jeśli masz wszystkie systemy w pierwszej grupie to masz szczęście - masz komputer, łącze i kąt w domu i możesz pracować. Jeśli masz te drugie systemy, to niezbędne jest stworzenie dodatkowego kanału bezpiecznej komunikacji i podłączenia do zasobów. Tutaj pomocne jest coś, co nazywa się VPN. Po stronie sieci firmowej stoi urządzenie, do którego się łączysz i dopiero z jego pośrednictwem dostajesz się do zasobów firmowych. Tu zła wiadomość - nie da się tego zrobić w 5 minut, trzeba skonfigurować po stronie sieci, wygenerować użytkownikom dostępy, zainstalować je i przetestować. Aby to było bezpieczne też używamy dwuskładnikowego logowania (np. poza parą login/pass jeszcze klucz czy token). To podstawa. Łączysz się i działasz. Czy można prościej? Teoretycznie tak (ale też wymaga wdrożenia), tunelowanie, VDI (Virtual Desktop Infrastructure np. AWS WorkSpace), DaaS (Desktop as a Service) albo... czasowe otwarcie systemów na świat do czasu wprowadzenia VPNa. Znów ryzyko, ale nie jesteś bez szans! Pracuj aby firma nie upadła i równolegle wdrażaj bezpieczne rozwiązanie.

Tutaj kończy się łatwa część. Jesteś już mega szczęściarzem, że możesz pracować na odległość i masz wszystkie systemy i ich używasz. Dalej wszystkie poradniki pokazują, czego używać, aby firma działała bez kontaktu fizycznego.

Mam jednak złe wieści - o ile można szybko wszystko kupić – wystarczy parę minut - i skonfigurować - w 30 minut -  nie łudź się, jeśli ludzie nie używali, nie są przyzwyczajeni do pracy zdalnej, to z dnia na dzień nie przejdą nagle na komunikator, na zarządzanie projektami w systemie, na przekazywanie sobie zadań i tasków. Dobra wiadomość jest taka, że teraz jest najlepszy moment, aby to zrobić! Obecny czas jest dobrą motywacją, by zacząć coś, co wcześniej wydawało się nam nierealne... Powinieneś wyznaczyć kogoś, kto będzie pomocny i tego dopilnuje. Nie oczekuj szybkich zmian, bo skoro zawsze pracownik zlecał coś telefonicznie lub szedł do kolegi, to z dnia nadzień nie będzie tego robił w systemie do zarządzania projektami (skonfigurowanie, przygotowanie wzorców, ścieżek zajmie wiele dni, a kolejne tygodnie zajmie doszlifowanie). 

Co w przypadku, gdy z dnia na dzień musisz nauczyć się pracy zdalnej?

Polecam Ci kilka systemów, które Hostersi używają od co najmniej 3 lat. Nie wszystkie działały dobrze od razu, niektóre cały czas są szlifowane, niektóre czasem uznawałem za "przeszkadzacze". Mimo to dziś wiem, że przygotowaliśmy się świetnie. I co najważniejsze - wyszło to naturalnie – nie ma przymusu.

Czegokolwiek nie zaczniesz robić wyznacz osobę odpowiedzialną za proces wdrożenia i daj jej odpowiednie umocowanie w firmie gdyby trzeba było coś „wymusić”.

Komunikator - Slack (jako opcja rozdawany teraz Microsoft Teams) - Slack jest za darmo na początek. Można tworzyć grupy, pisać indywidualnie, pozwala na videokonferencje ze współdzieleniem pulpitu, działa świetnie i stabilnie. Jeśli się przyjmie, pozwala na niesamowite integracje. Pozwala na dzielenie się plikami, jest bezpieczny, łatwo nim zarządzać.

CRM - trudno mi sobie wyobrazić większą firmę bez tego systemu. Tu polecamy Livespace – odpowiednia  parametryzacja, aplikacja mobilna, łączenie notatek z połączeniami na telefonach, z mailami, całe wsparcie pracy handlowca, raporty, sugestie dotyczące procesów sprzedaży, kalendarze i przypominacze.

Zarządzanie – czymkolwiek a nie tylko projektami, przekazywanie zadań, checklisty, zarządzanie dowolnym procesem złożonym z kilku cykli, zadań czy wymagającym zaangażowania kilku osób. Hostersi z powodzeniem stosują Asana (jest też np. Trello). Asana też jest za darmo z szeregiem ograniczeń. Z tego zestawu rozwiązań najtrudniej, moim zdaniem, wdrożyć właśnie zarządzanie projektami. Wymaga zaangażowania całej firmy, chęci, przemyślenia, poukładania procesów. Firmie na pewno wyjdzie na dobre! Może masz mniej zleceń teraz, jednak zamiast się zamartwiać, zrób porządek i wyjdź z tego kryzysu silniejszy! Nie, to nie frazes. Ludzie budują wielkie systemy, a takim uniwersalnym systemem da się bardzo dużo ogarnąć. Z czasem odkryjesz masę zalet, które nie przyszłyby ci do głowy.

Powyższa trójka, moim zdaniem, pozwala całkiem nieźle zorganizować pracę rozproszonego zespołu.

Jakie jeszcze systemy można wdrażać usprawniając pracę zdalną?

System ticketowy/Help desk - szeroko pojęta obsługa klienta, zleceń, zgłoszeń, ba! może nawet zastąpić wewnętrzny system projektowy na jakiś czas. Wiele lat używaliśmy darmowego OTRSa (wdraża np. niebieski.net), dziś używamy Atlassian ServiceDesk (nie wdrożysz szybko ani tanio).  Ale są systemy online do szybkiego wdrożenia - Freshdesk czy Zendesk.

Współdzielony system plików - o tym najwięcej porad można znaleźć - Gdrive, OneDrive, Dropbox. Jeśli używasz Googla używaj ich systemu, jak Office 365 - to ich. Jeśli chcesz mieć swój - Synology w sieci firmowej, zaszyfrowane z backupami np. do AWS S3. Nie wdrożysz go w 2h, ale w jeden dzień już tak.

Współdzielenie wiedzy firmowej - bezwzględnie najlepszy jest Atlassian Confluence (cały stack aplikacyjny Atlassiana jest godny uwagi), darmowe jest niezniszczalne Wiki (jako narzędzie, którego również używa Wikipedia).

Systemy do przechowywania haseł - mogą być lokalne, a jeśli współdzielicie dużo haseł (a nie powinniście 😉 to są rozwiązania do ich przechowywania. Tu Wam nie zdradzę, czego używamy (bezpieczeństwo).

Jeśli z dnia na dzień chcesz pracować nad plikami, tekstem, arkuszami niczego szybciej niż Google Docs nie uruchomisz. Szczególnie, że można się logować dowolnym, skonfigurowanym kontem firmowym, nie tylko Gmailowym.

Z takich bardziej off-line'wych problemów jest kwestia telefonów. Oczywiście, jak masz telefonię VoIP możesz wszystko - przenieść numeracje do domu pracownika w 3 minuty, ale musiałbyś się do tego przygotować wcześniej. Tu jednak nie ma naprawdę co panikować - z każdego numeru ustawisz przekierowanie na komórkę. Nie sądzę, aby to komukolwiek przeszkadzało, to jest walka, trzeba przetrwać. Przyjdzie pora, aby pomyśleć o VoIP, wirtualnej centrali - 3 lata używamy telefonów w ten sposób i jesteśmy z tego rozwiązania bardzo zadowoleni, nawet więcej niż bardzo. Działa nam to i dobrze się integruje dzięki naszym rybnickim przyjaciołom z firmy Leon.

Jako Hostersi mieliśmy komfort, obecny stack używanych przez nas rozwiązań i narzędzi to produkty wdrożeń ostatnich 3 lat, a wiele narzędzi zastępowało wcześniej używane (komunikatora wewnętrznego na bazie protokołu Jabbera używałem w latach, kiedy jeszcze w numerze roku była 1 z przodu...). Jednak, jeśli myślicie, że nie mamy jakichś wniosków i potencjałów doskonalenia, to jesteście w błędzie - doskonalenie to proces ciągły.

Na zakończenie - na spokojnie wdrażaj rzeczy niezbędne do przeżycia firmy. Masz czas, więc rób od razu to, co możesz, a resztę zostaw na później, na spokojniejszy czas...

Życzę Wam spokoju i sukcesów.

Jeśli masz pytania zaczep mnie na LI Tomasz Dwornicki LinkedIn (porada darmowa oczywiście)

Tomasz Dwornicki, CEO & CTO Hostersi

PYTANIA? SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI

Zobacz również:

Jak realizować projekty IT w modelu DevOps

Czy projekt IT może skończyć się sukcesem?

Źle zdefiniowany projekt IT